Chuyển đổi số là quá trình không ngừng, đòi hỏi sự cam kết từ toàn bộ tổ chức. Điều này không chỉ liên quan đến việc áp dụng công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh mà còn là việc tái định hình cách thức doanh nghiệp tạo ra giá trị, tương tác với khách hàng và cạnh tranh trên thị trường.
Để thành công trong chuyển đổi số, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của quá trình này cũng như cách tiếp cận và thực hiện nó một cách hiệu quả. Hãy cùng CoreDX tìm hiểu về các giai đoạn trong tiến trình chuyển đổi số bao gồm: Số hóa thông tin, Số hóa quy trình và Số hóa toàn diện.
1. Giai đoạn 1: Số Hoá Thông Tin – Digitization
Số hóa thông tin là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Ở mức độ cơ bản và gần gũi với hoạt động doanh nghiệp, điều này có thể được hiểu là các hoạt động scan tài liệu, thông tin dạng giấy sang lưu trữ ở dạng file điện tử như excel, PDF và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty.
Với giai đoạn chuyển đổi số này, dữ liệu tại đơn vị bước đầu được tập hợp và lưu trữ tập trung. Nhờ vậy, đơn vị có thể hình dung cơ bản về các dữ liệu hiện có, có thể tra cứu lại dễ dàng hơn và tránh được các mất mát vật lý.
Có thể nói, mức độ số hóa thông tin phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ do mức độ phát sinh dữ liệu chưa nhiều. Đây cũng là các hoạt động nền tảng, là bước đệm cho giai đoạn số hóa quy trình làm việc tiếp theo.
Lời khuyên cho doanh nghiệp:
Để hoàn thiện cho các giai đoạn chuyển đổi số đầu tiên này, doanh nghiệp cần tập trung số hóa thông tin. Hoạt động quan trọng bao gồm chuẩn bị trước các nguồn lực, nền tảng cho giai đoạn số hóa quy trình tiếp theo.
2. Giai đoạn 2: Số Hoá Quy Trình – Digitalization
Số hóa quy trình là việc áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình hiện tại. Các hoạt động trong giai đoạn này giúp giảm chi phí vận hành và tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Ở giai đoạn số hóa quy trình, doanh nghiệp có thể sử dụng các thông tin đã được chuyển sang dạng điện tử để phân tích và đưa ra các cải tiến hoặc thay đổi quy trình vận hành hiện tại. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể khai thác khá nhiều công nghệ khác phục vụ cho các hoạt động vận hành, kinh doanh.
Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu, tài liệu đã được số hóa trước đó để thay đổi quy trình làm việc của đội ngũ. Đồng thời, sử dụng phần mềm để tự động hóa và cải thiện hiệu quả của các hoạt động kinh doanh, từ quản lý dự án, giao tiếp nội bộ, quản lý khách hàng, đến quản lý chuỗi cung ứng và tài chính.
Số hóa quy trình giúp giảm thiểu lỗi, tăng tốc độ xử lý, cải thiện khả năng theo dõi, phân tích và tăng cường sự hài lòng của khách hàng cũng như nhân viên. Tuy nhiên, nếu số hóa những nghiệp vụ riêng lẻ, doanh nghiệp rất khó đạt được những kết quả tương xứng.
Ví dụ thực tế 1:
Tài liệu sau khi được điện tử hóa được tải lên các nền tảng trực tuyến phổ biến như Google Drive hay Microsoft 365. Từ đây, tài liệu cũng được chia sẻ dùng chung với những người khác trong doanh nghiệp. Thay vì lật giở để tìm kiếm thủ công trong các kho lưu trữ riêng lẻ, các bộ phận nhanh chóng tìm được thông tin trên kho lưu trữ điện tử.
Ví dụ thực tế 2:
Một ví dụ khác của số hóa quy trình trở nên khá phổ biến sau thời Covid là các hình thức chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử… Thông qua các công nghệ này, doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động bình thường trong tình hình giãn cách xã hội nghiêm ngặt của năm 2021 và quý đầu của năm 2022.
Lời khuyên cho doanh nghiệp:
Các giải pháp này hứa hẹn kết nối vào bức tranh chung của các doanh nghiệp số trong tương lai. Mang lại nhiều lợi ích là vậy, tuy nhiên số hóa quy trình hiện mới chỉ giúp doanh nghiệp ở những mảng riêng lẻ, chưa cho thấy bức tranh chung về số hóa, chuyển đổi số toàn diện.
Do vậy giá trị khai thác được có thể chưa tương xứng với tiềm năng. Doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp tư vấn về bức tranh số toàn diện và phù hợp với đơn vị mình nhằm đạt được giá trị kinh doanh tối đa.
3. Giai đoạn 3: Số Hoá Toàn Diện hay còn gọi là Chuyển đổi số – Digital Transformation
Số hóa toàn diện đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, công nghệ số và các quy trình số hóa được tích hợp sâu rộng vào mọi khía cạnh của tổ chức, từ hoạt động sản xuất, quản lý, dịch vụ khách hàng đến chiến lược phát triển sản phẩm và mô hình kinh doanh.Số hóa toàn diện không chỉ là việc áp dụng công nghệ, mà còn là sự chuyển mình trong tư duy và văn hóa doanh nghiệp, hướng tới một mô hình hoạt động linh hoạt, hiệu quả.
Khi vượt qua được giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ có được lợi thế cạnh tranh vững chắc và khả năng thích nghi cao với môi trường kinh doanh ngày càng biến đổi.
Ví dụ thực tế:
Trên thế giới có rất nhiều câu chuyện truyền cảm hứng về thành công khi thực hiện Chuyển đổi số. Một ví dụ có thể kể đến như Amazon – hiện đang là nhà bán lẻ giá trị nhất Hoa Kỳ. Đây là nền tảng bán hàng online lớn nhất thế giới, nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây với thị phần lớn nhất thế giới.
Năm 1995, Amazon bắt đầu hoạt động kinh doanh với chỉ dịch vụ bán sách trực tuyến. Tuy nhiên công ty đã liên tục nghiên cứu, áp dụng và phổ biến các công nghệ mới như Amazon Web Services (2002); Bắt đầu cung cấp dịch vụ điện toán đám mây (EC2, S3) năm 2006.
Doanh thu từ các cửa hàng vật lý tăng lên, tuy nhiên mảng kinh doanh trực tuyến vẫn là nguồn thu chính với 51% tỷ trọng. Với đà phát triển công nghệ tiếp tục qua từng năm, tới tháng 9/2020, Amazon đã trở thành công ty thứ ba trên thế giới đạt giá trị vốn hóa 1000 tỷ USD và đứng đầu trong nhiều ngành kinh doanh của mình.
Lời khuyên cho doanh nghiệp:
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể lựa chọn rất nhiều công nghệ phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mình như: Big Data, IoT, AI, ERP,…..
Điều quan trọng, doanh nghiệp cần một kế hoạch dài hạn. Không chỉ ứng dụng công nghệ, chuyển đổi số còn là sự kết hợp chặt chẽ giữa công nghệ, mục tiêu kinh doanh. Một lộ trình thành công cần nhiều yếu tố kết hợp như:
Ý chí của Lãnh đạo trong việc tạo tiền đề hoạt động Chuyển đổi số
Sự tham gia xuyên suốt của các phòng ban và các đơn vị trên chuỗi giá trị
Các nguồn lực chuyên trách cho hoạt động chuyển đổi số
4. Cách giúp doanh nghiệp thành công trong các giai đoạn chuyển đổi số
Qua rất nhiều ví dụ và phân tích về các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp, có thể thấy mẫu số chung giúp các doanh nghiệp thành công trong từng giai đoạn bao gồm:
Doanh nghiệp có mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số phù hợp với chiến lược kinh doanh
Có một lộ trình chuyển đổi số rõ ràng cho từng giai đoạn
Quyết tâm cao của ban lãnh đạo trong việc thực hiện chuyển đổi số
Có đơn vị tư vấn và đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhằm đồng hành với doanh nghiệp ngay từ đầu, tăng hiệu quả và rút ngắn tối đa thời gian thực hiện mỗi giai đoạn chuyển đổi số.
Theo đó, một đơn vị tư vấn giàu kinh nghiệm như CoreDX sẽ là lựa chọn hàng đầu giúp đưa ra một lộ trình bài bản với chi phí về thời gian và nguồn lực là thấp nhất cho doanh nghiệp.
VỀ COREDX
Chúng tôi cam kết cung cấp giải pháp chuyển đổi số quản trị cho doanh cho doanh nghiệp, đặc biệt là sản phẩm CORE ENTERPRISE ONLINE– giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện – TRÊN MỘT NÊN TẢNG DUY NHẤT
Core Enterprise Online – Hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện
COREDX không chỉ đơn thuần là một hệ thống phần mềm mà còn là một đối tác đồng hành đáng tin cậy trong việc tối ưu hóa mọi khía cạnh của doanh nghiệp, từ quản lý tài chính, nhân sự, kho hàng đến quản lý khách hàng. Sự kết hợp giữa công nghệ và trí tuệ kinh doanh trong COREDX mang lại lợi ích to lớn và hỗ trợ không ngừng trong hành trình phát triển kinh doanh của bạn.
Tại sao chọn Coredx Solutions?
