Trong quá trình tìm kiếm và triển khai hệ thống ERP, việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là bước quan trọng và cần thiết để đảm bảo thành công của dự án.
Để bắt đầu quá trình này một cách chuyên sâu và hiệu quả, các công ty cần xem xét kỹ lưỡng về việc chọn nhà cung cấp phù hợp với hệ thống ERP của chính doanh nghiệp mình.
ERP không phải chỉ là một hệ thống dễ dàng triển khai và thay thế mà không cần sự chú ý. Đó là một hệ thống kinh doanh toàn diện hỗ trợ toàn bộ quy trình và nguồn lực trong doanh nghiệp.
Việc chọn sai có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như mất hàng triệu đôla, lãng phí thời gian và vấn đề tiềm ẩn. Do đó, chuẩn bị cẩn thận và tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi triển khai là điều vô cùng quan trọng để đảm bảo dự án thành công từ đầu.
Để ngăn chặn rủi ro, các công ty cần tham gia vào quá trình lập kế hoạch chi tiết, nghiên cứu sâu và tham khảo ý kiến của các chuyên gia để chọn lựa nhà cung cấp dịch vụ phù hợp nhất cho hệ thống ERP của mình.
Bài này sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình thêm kinh nghiệm chọn giải pháp ERP thông qua 5 mục chính:
1. Theo dõi thời gian triển khai và chi phí
Theo Rebecca Wetterman, một nhà phân tích hệ thống ERP tại công ty Nucleus Research Inc có trụ sở tại Boston, câu hỏi phổ biến nhất mà người dùng thường gặp khi tìm kiếm dịch vụ ERP là về cách nhà cung cấp ERP có thể theo dõi chi phí ngân sách và thời gian triển khai dự án một cách đầy đủ và hiệu quả.
Điều này giúp họ có cái nhìn chi tiết hơn về quy trình và giúp họ đưa ra những quyết định chính xác và duy trì quyền kiểm soát trong tổ chức của họ.
Điểm đáng chú ý là khách hàng không chỉ quan tâm đến những con số cơ bản về ngân sách và chi phí, họ mong muốn có thông tin cụ thể hơn về các khía cạnh này.
Điều này đặt ra thách thức cho các nhà cung cấp ERP để giải thích rõ hơn về cách thức tính toán các con số này, điều quan trọng để duy trì sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng và tiếp tục thúc đẩy sự phát triển và tích hợp trong các dự án ERP của họ.
2. Tìm kiếm các công cụ lập kế hoạch thế hệ mới
Khi các tổ chức đạt đến một quy mô nhất định, việc vận hành theo cách truyền thống trở nên không hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp ở tầm trung trên thị trường. Khác với các tổ chức nhỏ có thể tương thích tốt với các ứng dụng đơn giản, các doanh nghiệp tầm trung cần phải tiến xa hơn để nâng cao khả năng cạnh tranh.
Điều này dẫn đến nhu cầu của họ cần các ứng dụng mạnh mẽ hơn và đương nhiên là phức tạp hơn để hỗ trợ sự phát triển.
Đôi khi, hệ thống ERP có thể trở thành một rào cản và thách thức cho các doanh nghiệp vì độ phức tạp và những vấn đề phát sinh từ việc triển khai hệ thống mới có thể quá lớn để giải quyết.
Vì vậy, hầu hết các tổ chức mong muốn sử dụng các ứng dụng ERP đơn giản, dễ sử dụng và cung cấp các mẫu truy vấn đầy đủ để “tự động hóa hệ thống ERP từ 80% đến 90% và tùy chỉnh cho người sử dụng”.
Đồng thời, các ứng dụng ERP này cần ít tài nguyên nội bộ hơn nhưng vẫn cung cấp thông tin hữu ích. Việc so sánh và đánh giá ứng dụng ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp là quan trọng để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững.
3. Lựa chọn đối tác một cách khôn ngoan
Việc chọn đối tác ERP phù hợp không chỉ đồng nghĩa với việc chọn được hệ thống ERP tốt nhất, mà còn là việc chọn được hệ thống phù hợp nhất với doanh nghiệp. Đây chính là lý do tại sao việc lựa chọn đối tác ERP đối với doanh nghiệp rất quan trọng.
Đôi khi, ngay cả những người trong tổ chức cũng có thể nhầm lẫn giữa những gì họ nghĩ họ cần và những gì thực sự cần. Thêm vào đó, thường các doanh nghiệp mong muốn thay đổi phần mềm hơn là thay đổi quy trình của họ để phù hợp với phần mềm. Điều này có thể dẫn đến những vấn đề bất ngờ và phức tạp trong tương lai.
Một đối tác ERP phù hợp chắc chắn sẽ giúp giảm khả năng xảy ra những vấn đề này, đồng thời tiết kiệm thời gian và nỗ lực bằng cách điều chỉnh lại nhu cầu của doanh nghiệp, kiểm tra quy trình kinh doanh và cung cấp các giải pháp chính xác cho từng vấn đề cụ thể. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả và đạt được sự phát triển bền vững trong doanh nghiệp.
4.Tìm kiếm đối tác thích hợp thông qua mạng lưới quen biết.
Chúng ta đã biết tầm quan trọng của của việc tìm đối tác thích hợp để có thễ triển khai hệ thống ERP một cách thành công, nhưng làm thế nào để bạn tìm ra họ?
Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ ERP, vì vậy rất khó để chọn một trong số hàng ngàn mà không có một hướng dẫn thích hợp.
Việc tìm kiếm đối tác ERP phù hợp để triển khai hệ thống ERP một cách thành công là rất quan trọng. Trong thị trường hiện nay với sự đa dạng của các nhà cung cấp dịch vụ ERP, việc lựa chọn trở nên phức tạp hơn và đòi hỏi một hướng dẫn đúng đắn.
Một trong những cách đơn giản nhất để tìm kiếm đối tác phù hợp là tham khảo ý kiến từ mạng lưới quen biết của bạn. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, thông tin được chia sẻ từ đồng nghiệp rất quan trọng và mọi người thường sẵn lòng chia sẻ với nhau về các vấn đề mà họ đang gặp phải.
Ngoài ra, việc chia sẻ kinh nghiệm với hệ thống ERP giữa các đồng nghiệp trong cùng lĩnh vực sẽ giúp việc trao đổi thông tin trở nên dễ dàng hơn. Các nền tảng mạng xã hội như LinkedIn, các diễn đàn về chuyển đổi số, hay nhóm người sử dụng phần mềm độc lập là những nơi lý tưởng để tìm kiếm thông tin phản hồi và chia sẻ kinh nghiệm với các đồng nghiệp, từ đó tìm được đối tác ERP phù hợp.
5. Hãy đào sâu nghiên cứu nhiều nhất có thể theo nhu cầu doanh nghiệp
Việc nghiên cứu về ERP trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào trong hệ thống kinh doanh hiện tại là rất chính xác.
Xin nhắc lại, ERP không phải là một hệ thống dễ dàng thực hiện và thay đổi, và một sự hiểu biết sâu sắc về các khía cạnh của nó là quan trọng.
Chỉ cần một sai sót nhỏ, một chiến lược kinh doanh không chính xác, hoặc thậm chí là một quy trình hay thủ tục không đúng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến bạn, khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác.
Việc xem xét nhà cung cấp ERP của bạn từ nhiều góc độ khác nhau và đặt ra các câu hỏi liên quan là rất quan trọng để thu thập thông tin chi tiết về hệ thống ERP mới mà bạn sẽ triển khai.
Nghiên cứu về ERP càng kỹ lưỡng càng tốt trước khi quyết định thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào trong hệ thống kinh doanh, giúp bạn tránh được sự hối tiếc và mất mát trong tương lai. Đây là bước quan trọng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả khi triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp của bạn.
6. Kết luận
ERP là một trong những ứng dụng kinh doanh phức tạp và đắt tiền nhất cho mỗi doanh nghiệp. Bất chấp rủi ro cao mà doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận khi sử dụng hệ thống ERP, các công ty vẫn muốn áp dụng hệ thống này vào các quá trình của mình do sự tiện ích khi các dòng thông tin được cải thiện, tăng cường sự tương tác giữa tiếp thị, bán hàng, kiểm soát chất lượng, quy trình sản phẩm, vật tư và nhiều lĩnh vực khác mà ERP cung cấp.
Tuy nhiên, quá trình áp dụng là rất khó khăn và có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng nếu không được thực hiện một cách cẩn thận.
Các công ty cần phải xác định rõ thời gian và chi phí cũng như việc lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp thông qua những mạng lưới đồng nghiệp.
VỀ COREDX
Chúng tôi cam kết cung cấp giải pháp chuyển đổi số quản trị cho doanh cho doanh nghiệp, đặc biệt là sản phẩm CORE ENTERPRISE ONLINE– giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện – TRÊN MỘT NÊN TẢNG DUY NHẤT
Core Enterprise Online – Hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện
COREDX không chỉ đơn thuần là một hệ thống phần mềm mà còn là một đối tác đồng hành đáng tin cậy trong việc tối ưu hóa mọi khía cạnh của doanh nghiệp, từ quản lý tài chính, nhân sự, kho hàng đến quản lý khách hàng. Sự kết hợp giữa công nghệ và trí tuệ kinh doanh trong COREDX mang lại lợi ích to lớn và hỗ trợ không ngừng trong hành trình phát triển kinh doanh của bạn.
Tại sao chọn Coredx Solutions?
